工作 我寫的研析報告被稱讚了！

事情是這樣子的，公部門要讓一個業務落日是非常困難的，舉個極端的例子，「耕地三七五減租條例」現在還活著，沒有停辦，因為裡面涉及佃農後代的利益（注意，我用利益不是權利），如果冒然下架會被佃農後代抗議，公部門只能讓它半死不活地活著。

我手上有個小業務也是半死不活地苟著，直屬長官覺得這業務CP值太低，不想把行政資源浪費在這事上，請我寫個分析報告幹掉它，於是我就開始水深火熱的寫報告之旅。

首先，是「讓數字說話」，要讓一個業務下架，一定要提出相關的數字，例如：「108年每月平均案件量為1,754件，112年第1季為793件，跌幅為54.79%，服務人次減半」，光是這句話就足以讓人覺得這業務快不行。

分析數字要擅用excel的樞紐分析表，但在使用樞紐分析表前，要先把資料整理成「電腦看得懂的樣子」，也就是一列一筆資料，不要有合併儲存格，也不要一格有兩種不同屬性的資料，這個過程又叫「資料正規化」。

資料正規化非常花時間，但完成正規化後，剩下的分析就簡單了。

再來是寫報告，報告的結構我打掉重練好多次，最後決定參考youtub頻道「志祺七七」的影片結構撰寫。
一、這個業務是怎麼出現的？這段不要長，簡單說明即可，建議十行內搞定。
二、這個業務的現況，這段直接上數字和圖表，最後用一句話帶出數字的趨勢，例如：「108年每月平均案件量為1,754件，112年第1季為793件，跌幅為54.79%，服務人次減半」。

三、分析原因，最重要的一段，儘可能地豐富內容，並使用數據、新聞或現實情形當參考資料，例如：

自109年起，本府啟用多元繳費服務，民眾可以在電腦前用手機掃碼付款，截圖報帳，不用外出跑一趟超商，方便度高於超商繳費，超商繳費便漸漸地不受青睞。（後面附超商繳費減少的數據）

民眾辦理申請案，習慣先在網路搜尋資料，民眾一定會先看到線上申辦，再知道超商申辦。如果線上申辦就能解決民眾的問題，那民眾何必再跑一趟超商申辦。（後面附線上申辦案件量和超商申請的數據）

四、後續的因應方案，這段我寫得比較弱，沒有直接下決策。原本，我很想直接寫「下架啦！不要辦了！」，但現實不允許，長官建議我再多收集一些數據和觀點，評估各種方案的影響，再做決策。

今天被稱讚的部分是前面三段，老闆說破題破得很漂亮，看完第一頁就知道發生什麼事，很快進入狀況。

「志祺七七」的影片結構滿值得參考的，看影片時可以換個角度，研究他是怎麼說故事，把他說故事的結構放到紙本報告裡，您也可以寫出一份傑出的報告。

資料正規化的示例：

Day 32 資料庫正規化(一~三) - iT 邦幫忙::一起幫忙解決難題，拯救 IT 人的一天

這篇文章的用字偏向資訊人，正常人看起來會很吃力。

當同一格裡面有兩組資料，要怎麼拆開來？Excel的資料剖析是你的好幫手。

Excel小訣竅「資料剖析」：如何將手機號碼、地址等字串，拆成不同欄位、方便統計？|經理人

取消合併儲存格後，留下來的空白要怎麼補充？用「到>特殊目標」和「Ctrl+Enter」。
Excel｜Ctrl+Enter的三項功能，你會用嗎？－這是內容農場，不喜勿點。