如果你是剛開始在公司工作的人，關於上班時打電話/接電話，有幾個工作9年中間還當過客服的狐可以給你的心得 (下收)

接電話
1.(接公司內部電話)"喂，您好" 萬用開頭語，只要不是很熟的人打來的，用這句算是最中規中矩且不容易出錯的
2.(接外面的電話)"您好，XX公司"，也是萬用開頭語，讓來電的人知道是打到哪裡，也可以預防沒有先報公司名字結果和對方雞同鴨講半天發現對方打錯

3.來電者要找的人不是你-可以視情境按5W去記下來電者的訴求
who-誰來電
when-何時來電
why-為什麼來電
what-要處理什麼事
where-如果有跟地點相關的一併記下來
舉例
who-會計部門的Ryan
when-11:37來電
why-要找我們部門的小組長Kelly
what-想要開個跨部門會議討論怎樣提升我們部門報帳的正確率 where-暫定開會地點T91會議室(下週三14:00)

4.電話結束前跟來電者確認你記下來的溝通的內容。通常我會說，"為了怕我剛剛有漏記或誤會您的意思，跟您確認您剛剛說的是 A、B、C..."，畢竟人腦很不可靠啦，多問保平安

5.展現你的積極回應，除非對方是個機掰人，可以在電話中主動詢問類似，"請問這個幾號/幾點要回覆您?"、"請問這個下星期一中午前回覆您可以嗎"。
不過如果有約好時間就要履行，不能放羊哦!
假設對方詢問或要處理的事不是你權責可以決定的，你也可以說，"謝謝您的告知/通知/詢問，我會請窗口/負責的XXX盡快跟您回覆。"並視狀況看要不要再多問一下對方方便接電話的時間，然後你就可以甩鍋去告訴那個負責的人了

打電話
1.只要是公事的電話，不管是不是打給熟識認識的同事，我一定會報上自己的名字，"您好，我是XX部門的Kim，請問是Nana嗎?我想跟您請教ABCD，請問現在方便講電話嗎"、"Hi，小穎，我是南西，我想跟你確認下禮拜要報告的簡報，你現在可以講電話嗎?"
即使是再熟的同事，有時匆促接起電話也會一下搞不清楚你是誰，簡單報一下名字可以幫對方迅速釐清狀況。然後一定要說明來意再問對方可不可以講話。
有時候工作忙起來會依事情重要性的程度來決定要不要講這通電話，時間是很寶貴的。

2.如果打給客戶或公出的同事，只要聽到、發現對方正在開車/騎車中，為了對方的安全我都建議不要繼續通話，而且就過去的經驗，通常對方在駕駛中，即使是在高速公路上，溝通的成效都不是太好。
你可以折衷問一下，"您在開車/騎車的話，我等等把XX資訊傳到您的line/mail，晚點您到目的地時再看一下。"

3.在打電話前先想好目的，一樣可以套用上面的5W
who-我要找誰
why-為什麼要找對方
what-要處理什麼事
when-有沒有時間限制，有的話什麼時間前要完成
where-如果有跟地點相關的一併清楚說明給對方

嗯，先這樣，因為我超想睡的QWQ 晚上快九點才離開公司，如果有想問的請留言，睡醒回覆

感謝心得!!!!覺得很需要!!!

但如果遇到公司內線不知道是誰打的，又看不到分機號碼要怎麼回覆會比較好呢?

kiwi4799: 開頭就 「您好！」
對方自然會說出他的需求、目的，一樣運用5w，然後當然也要問後續聯絡回覆的電話/分機
who-誰來電
when-何時來電
why-為什麼來電
what-要處理什麼事
where-如果有跟地點相關的一併記下來

不好意思想請教!
如果是去電給負責人，但是不知道對方是先生還是小姐，只知道全名的時候怎麼問比較好呢?
直接說"您好~請問XXX在嗎?" 這樣嗎? 不會不禮貌嗎?

gin6432: 我的話看職稱，會用姓加職稱
陳董事長、張經理之類的

如果只是一般承辦人呢？（幫忙辦理某些公文的人員）

gin6432: 我會用姓加專員
王專員

好！感謝回答