羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:22 AM
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【10/19普羅米亞信義包場籌辦心得分享】
說好要發的心得終於完成了(爆)雖說由於我們兩位主辦的情況有點特殊，不太確定這樣的分享能不能幫到其他想辦包場的同好，但如果能讓大家對整個活動流程有個概念的話那就太好了
整篇文章有點長，詳細下收
羽凌@ヘミソフィア
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Tue, Oct 22, 2019 12:22 AM
▲致電中影和威秀
首先最重要的就是
確定自己想舉辦包場的日期是否有影廳能夠配合
，我們大概是在9/5先致電中影確認電影下檔後是否還能舉行包場，因為那時候我們都覺得普羅米亞再怎麼樣應該也只能在北區撐到9月底(後來發生了什麼事大家也都知道了在此不贅述)，最後得到的回覆是只要威秀方說可以那就沒問題，所以我們後來都只需要和威秀的承辦人員聯絡
發出參加意願調查表單前我們先致電了威秀業務部，主要目的是確認10月哪個周末可以和當周上映強片錯開，讓威秀分給我們一個廳辦包場
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:22 AM
▲釋出參加意願調查表單
這部分相對來說單純一點，不過因為這時候通常還沒有辦法確定
舉辦日期、放映時間和播放廳號
，在設計表單時建議開放幾個彈性選項，若之後影院真的無法給出原定計畫的理想時間，還是能從表單的結果推判該怎麼更動，才不至於流失太多有效作答數
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:23 AM
▲再次致電威秀給出具體需求
調查表單的作答人數達到目標人數的120％後就可以關閉表單，再致電威秀報上
想舉辦包場的日期、放映時間和總人數
，日期和時間部分一樣可以給威秀方幾個彈性選項(我們當初是說10/19或10/20，希望的放映時間是周六下午但周六早上或周日下午也可以)，這時候可以強調一下自己最理想的時段，業務部的工作人員通常都會幫忙爭取
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:23 AM
給出具體需求後我們只等一天就收到回覆了，不過這時候能夠確定的只有
日期、可能的時間區段和人數
(我們本來是想使用最大的238人廳，但後來確定那周只能分給我們228人廳)，具體的時間和影廳還是需要等到活動當周的星期三才會得知。在此同時威秀會再另外寄送訂購單要求回傳，訂購單和
信義威秀官網
的「業務聯繫與訂購單」裡提供的是一樣的，但工作人員會先行填好包場資訊等等部分，這時候也不需要付款，所以確認片名和日期正確無誤後只需要填寫自己的聯絡資料就可以簽名回傳了
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:24 AM
▲確定接下來的所有日程規劃和活動規則
和威秀確認舉辦日期後我們首先是討論
從開放報名到活動當日之間的所有待辦事項和時程
，包含一二招開放報名時間、匯款日期、自己核對資料和安排座位需要的時間等等，非常瑣碎，但考慮到需要公開給報名者的流程圖和未來執行事務上的方便，建議大家在這時候就把整個時程排進自己的行事曆
另外我們也是在這個時候討論出最基本的應炎規則，如果想舉辦的包場性質相對特殊(CP場、手燈場等)可能也需要在這個階段就訂下初階的規範
羽凌@ヘミソフィア
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Tue, Oct 22, 2019 12:24 AM
▲開放報名和寄送匯款通知
開放報名這部分我們必須承認有個疏失，那就是我們一開始本來就該提供另一個填寫結果表單或乾脆開放自動回傳填寫資料，讓大家確認自己的填答內容，這麼做除了能讓報名的同好比較放心外，其實也能省下不少信件往返確認的作業和時間
寄送匯款通知這部分因為我們需要按照匯款時間來安排座位，必須確保大家收到信件的時間都一樣，才會使用Gmail的指定時間排程寄送，但如果包場的人數落在150人前後，又有把握能在開始放映前的一小時內讓所有人現場劃位完畢的話就不需要做到這樣
羽凌@ヘミソフィア
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Tue, Oct 22, 2019 12:25 AM
▲帳務與資料核對
收帳這部分建議大家可以先淨空自己平常比較少在使用的帳戶，確保金流單純化
我們在這個階段核對了將近150筆的資料，雖然是兩個人同時進行＋重複確認但還是花了幾個小時，再考慮到對帳時可能會出現回報資料由於某些因素與存摺資料不一致的狀況，建議大家為這個步驟多預留一點時間
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:25 AM
▲付款
照道理來說威秀方會要求在活動當周的星期三付款（威秀提供匯款、信用卡和現金這三種方式）及領票，但我們這次為了確保能和中影申請到兩種官方特典，在收齊款項後就提早付款了，經濟上有餘裕者也可考慮先行付款
羽凌@ヘミソフィア
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Tue, Oct 22, 2019 12:25 AM
▲領票後的種種雜務
威秀方通常會在活動當周的星期三通知能夠到現場領票，並要求當場點清，領票離開後無法退款也不能申請補發，所以請務必清點並保管好票券
另外當天也會確定接待桌的擺放位置、告示內容、需不需要致詞時間和麥克風等，這算是當日活動前和威秀方的最後一次確認，若有任何疑問一定要在這時釐清
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:25 AM
領票回來後就是分票和小道具(領票處立牌和工作人員名牌等)製作等等雜務，我們最後好像包了快140個夾鍊袋吧，其實真的是有點漫長枯燥又不能完全放空(畢竟還是需要核對名稱和座位)的作業，不過這部分也只能說是我們自己做死，除了提前劃位外又很任性地想要另外塞應炎卡給大家，如果開放現場劃位的話完全可以忽略這個瑣碎的流程，畢竟就算工作內容很單純還是需要花上大概兩小時左右，主辦(尤其是獨立辦理時)可能要稍微衡量一下自己到底有多少時間心力來處理這些雜務
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:26 AM
▲活動當日
這邊想要分享的是我們在小精靈工作分配上的細節，我們本來很樂觀地認為如果是200人場應該有5個工作人員就夠了，但之前跑過1場私人包場以及6場官方應炎後發現這樣只會左支右絀，於是在活動前一周又緊急徵召了好幾位小精靈
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:26 AM
我們在櫃台放了4個人，單人領票及團體領票各放2個人，一人負責核對及點清，另一人負責找出票夾；這部分比較講求細心，建議安排擅長文書作業及事務處理的人擔任
領票處的整隊則是2個人，主要工作內容是引導人流不要擋到其他行人，不過除了剛開放領票時人有點多外大家來取票的時間都挺分散的，若發現不太會形成隊伍的話可考慮讓整隊的小精靈幫忙領票櫃台事務或移動到機動組；如果小精靈當中有人曾經帶過大手攤的整隊，建議優先排入這個組別
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:27 AM
負責現場人潮疏導和機動的小精靈共有3個人，主要是確保大家開心交流的同時不會影響到其他路過的一般群眾，並在領票組及整隊組需要支援時提供協助；如果小精靈當中有人任職服務業或非常擅長人潮控管，建議直接放進這個組別
我們兩位主辦分別是待在領票處及整隊組，但如果今天是一人主辦的話建議負責整隊或控管人潮，能夠比較清楚地把握現場狀況並及時採取對策
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:27 AM
▲其他
這邊就提一些比較不重要的事情((
我們兩位主辦的分工大概是：
Tav－對參加者的信件收發回覆、所有平面設計
Ulin－和威秀聯繫協調、時程管理調整
其他像表單設計、信件撰寫以及資料核對等等工作都是我們一起完成的，雖然還是吃掉了我們不少時間，但一人主辦和兩人主辦實在是差很多，大家如果真的要辦到200人以上的話建議還是不要SOLO，遇到突發狀況時會比較好應對
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:27 AM
大家可能會發現我們的表單都比較……有個性(???)一點，這是因為Tav研讀的科系跟服務和系統設計相關，會很在意表單的閱讀呈現問題(爆
另外要提醒的是辦這類活動還是建議另外開一個專用聯繫信箱，如果要用舊信箱也最好先行清空或整理，在收發管理上比較不容易出紕漏
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:28 AM
有點血淋淋但還是分享一下我們這次包場自掏腰包的支出()雖說這也是出於我們的任性才會造成這些花費，但大家還是可以當個參考……
此外我們都已經銷毀大家在填寫報名及匯款回報單時提供的種種個資了，請各位放心
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:28 AM
▲更不重要的其他
不忍說我們一開始其實想過要去包國賓影城的400人廳(爆)但因為國賓本來就沒有播映普羅米亞，我們在詢問中影的小編並確認真的不行後就乖乖轉戰信義威秀的200人廳，不過事實證明沒包到400人是正確的(爆)如果今天真的變成400人場所有的工作量會瞬間爆增又必須在工作流程上做出各種調整，除非能湊出4個主辦不然真的不建議挑戰((
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:29 AM
雖然上面都沒有提到，但籌備階段其實真的發生了很多無法預期且非我們能掌控的意外，每當遇到這些突發狀況我們就會一言不合開酒吃零食然後默默把事情處理完，從開放調查到整個活動結束我們總共解決了8瓶酒、6大包洋芋片和其他無可計數的高熱量食品，事到如今已經不想站上體重計，如果不能像我們這樣吃喝或想避免壓力造成的肥胖建議先找到其他的紓壓之道((
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:29 AM
另外雖然因為我們是時間安排上比較自由的SOHO族，在各種事務處理上都算是迅速，但還是一度因為工作量過大陷入瀕死狀態。領票回來的那天因為剛好睡眠不足（好這其實也是我們做死因為我們去領票前又去刷了一般場的普羅米亞），好不容易坐下來吃午餐時（當時約是下午四點）甚至出現了「其實我們應該來討論一下的但我現在真的沒有力氣」「所以你沒注意到我完全沒有要跟你講話嗎wwwwwww」這種極度母湯的對話()建議大家執行計畫前真的要衡量並調整好自己的體力及時間，那個疲勞累積下來還是蠻可觀的
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 12:30 AM
大概是這樣！如果有任何問題的話歡迎在下面詢問，我會在可能的範圍內回覆，希望大家的包場都能順利辦成，一路應炎到年底(咦
T_a_v
@Sefirot
Tue, Oct 22, 2019 12:46 AM
好der給大家看一下這段期間累積的空瓶量（
喝酒一時爽，體重火葬場
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 1:32 AM
tiphareth
:
也不完全是酒造成的啦，還有去印卡那天回來後崩潰之下買的手搖
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Tue, Oct 22, 2019 1:33 AM
@tiphareth - 【10/19普羅米亞信義包場籌辦心得分享】手動轉另一個主催Ulin寫的包場籌備...
轉個Tav寫的表單設計原則，這部分完全是他的專業，大家構思問卷內容時可以多多參考
Kuya🦁FT02E06
@kemuriyuki
Thu, Oct 24, 2019 1:27 PM
好厲害！！！謝謝辦包廳的 太太！！你們都是神www
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Thu, Oct 24, 2019 1:50 PM
Kuya🦁FT02E06
: 沒有的事，其實如果有足夠的時間＆毅力其實我相信大家想要都能辦到啦XDDD
但對一般上班族來說很難擠出時間也是真的
Kuya🦁FT02E06
@kemuriyuki
Thu, Oct 24, 2019 1:53 PM
羽凌@ヘミソフィア
: 時間、毅力跟拼勁跟愛ry www不知道接下來到BD出之前該怎麼辦ww
羽凌@ヘミソフィア
@ulinrff
Thu, Oct 24, 2019 2:08 PM
Kuya🦁FT02E06
:
買機票
(慢
載入新的回覆
說好要發的心得終於完成了(爆)雖說由於我們兩位主辦的情況有點特殊，不太確定這樣的分享能不能幫到其他想辦包場的同好，但如果能讓大家對整個活動流程有個概念的話那就太好了
整篇文章有點長，詳細下收
首先最重要的就是確定自己想舉辦包場的日期是否有影廳能夠配合，我們大概是在9/5先致電中影確認電影下檔後是否還能舉行包場，因為那時候我們都覺得普羅米亞再怎麼樣應該也只能在北區撐到9月底(後來發生了什麼事大家也都知道了在此不贅述)，最後得到的回覆是只要威秀方說可以那就沒問題，所以我們後來都只需要和威秀的承辦人員聯絡
發出參加意願調查表單前我們先致電了威秀業務部，主要目的是確認10月哪個周末可以和當周上映強片錯開，讓威秀分給我們一個廳辦包場
這部分相對來說單純一點，不過因為這時候通常還沒有辦法確定舉辦日期、放映時間和播放廳號，在設計表單時建議開放幾個彈性選項，若之後影院真的無法給出原定計畫的理想時間，還是能從表單的結果推判該怎麼更動，才不至於流失太多有效作答數
調查表單的作答人數達到目標人數的120％後就可以關閉表單，再致電威秀報上想舉辦包場的日期、放映時間和總人數，日期和時間部分一樣可以給威秀方幾個彈性選項(我們當初是說10/19或10/20，希望的放映時間是周六下午但周六早上或周日下午也可以)，這時候可以強調一下自己最理想的時段，業務部的工作人員通常都會幫忙爭取
和威秀確認舉辦日期後我們首先是討論從開放報名到活動當日之間的所有待辦事項和時程，包含一二招開放報名時間、匯款日期、自己核對資料和安排座位需要的時間等等，非常瑣碎，但考慮到需要公開給報名者的流程圖和未來執行事務上的方便，建議大家在這時候就把整個時程排進自己的行事曆
另外我們也是在這個時候討論出最基本的應炎規則，如果想舉辦的包場性質相對特殊(CP場、手燈場等)可能也需要在這個階段就訂下初階的規範
開放報名這部分我們必須承認有個疏失，那就是我們一開始本來就該提供另一個填寫結果表單或乾脆開放自動回傳填寫資料，讓大家確認自己的填答內容，這麼做除了能讓報名的同好比較放心外，其實也能省下不少信件往返確認的作業和時間
寄送匯款通知這部分因為我們需要按照匯款時間來安排座位，必須確保大家收到信件的時間都一樣，才會使用Gmail的指定時間排程寄送，但如果包場的人數落在150人前後，又有把握能在開始放映前的一小時內讓所有人現場劃位完畢的話就不需要做到這樣
收帳這部分建議大家可以先淨空自己平常比較少在使用的帳戶，確保金流單純化
我們在這個階段核對了將近150筆的資料，雖然是兩個人同時進行＋重複確認但還是花了幾個小時，再考慮到對帳時可能會出現回報資料由於某些因素與存摺資料不一致的狀況，建議大家為這個步驟多預留一點時間
照道理來說威秀方會要求在活動當周的星期三付款（威秀提供匯款、信用卡和現金這三種方式）及領票，但我們這次為了確保能和中影申請到兩種官方特典，在收齊款項後就提早付款了，經濟上有餘裕者也可考慮先行付款
威秀方通常會在活動當周的星期三通知能夠到現場領票，並要求當場點清，領票離開後無法退款也不能申請補發，所以請務必清點並保管好票券
另外當天也會確定接待桌的擺放位置、告示內容、需不需要致詞時間和麥克風等，這算是當日活動前和威秀方的最後一次確認，若有任何疑問一定要在這時釐清
這邊想要分享的是我們在小精靈工作分配上的細節，我們本來很樂觀地認為如果是200人場應該有5個工作人員就夠了，但之前跑過1場私人包場以及6場官方應炎後發現這樣只會左支右絀，於是在活動前一周又緊急徵召了好幾位小精靈
領票處的整隊則是2個人，主要工作內容是引導人流不要擋到其他行人，不過除了剛開放領票時人有點多外大家來取票的時間都挺分散的，若發現不太會形成隊伍的話可考慮讓整隊的小精靈幫忙領票櫃台事務或移動到機動組；如果小精靈當中有人曾經帶過大手攤的整隊，建議優先排入這個組別
我們兩位主辦分別是待在領票處及整隊組，但如果今天是一人主辦的話建議負責整隊或控管人潮，能夠比較清楚地把握現場狀況並及時採取對策
這邊就提一些比較不重要的事情((
我們兩位主辦的分工大概是：
Tav－對參加者的信件收發回覆、所有平面設計
Ulin－和威秀聯繫協調、時程管理調整
其他像表單設計、信件撰寫以及資料核對等等工作都是我們一起完成的，雖然還是吃掉了我們不少時間，但一人主辦和兩人主辦實在是差很多，大家如果真的要辦到200人以上的話建議還是不要SOLO，遇到突發狀況時會比較好應對
另外要提醒的是辦這類活動還是建議另外開一個專用聯繫信箱，如果要用舊信箱也最好先行清空或整理，在收發管理上比較不容易出紕漏
有點血淋淋但還是分享一下我們這次包場自掏腰包的支出()雖說這也是出於我們的任性才會造成這些花費，但大家還是可以當個參考……
此外我們都已經銷毀大家在填寫報名及匯款回報單時提供的種種個資了，請各位放心
不忍說我們一開始其實想過要去包國賓影城的400人廳(爆)但因為國賓本來就沒有播映普羅米亞，我們在詢問中影的小編並確認真的不行後就乖乖轉戰信義威秀的200人廳，不過事實證明沒包到400人是正確的(爆)如果今天真的變成400人場所有的工作量會瞬間爆增又必須在工作流程上做出各種調整，除非能湊出4個主辦不然真的不建議挑戰((
好der給大家看一下這段期間累積的空瓶量（
喝酒一時爽，體重火葬場
也不完全是酒造成的啦，還有去印卡那天回來後崩潰之下買的手搖但對一般上班族來說很難擠出時間也是真的買機票(慢