阿╰( ◜❤◝ )╯調
@whiteness
期待
Sat, Aug 17, 2019 1:38 AM
60
7
工作
整理一些這幾周隨筆的工作心得。
✎兩個長官同時交代事務，要先做哪一個？
✎現在打電話的時機點是對的嗎？
✎有問不完的問題怎麼辦？
✎為什麼感覺大家脾氣都這麼好？
關鍵字：輕重緩急、好習慣、情緒控管、問題邏輯
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 1:43 AM
頭噗是我這幾周，隨手記在LINE keep裡自問自省的小問答
✎
兩個長官同時交代事務，要先做哪一個？
針對這個問題，正反兩面的意見我都有聽過。
1.先做大長官的事
→因為大長官取決我們基層生死，做得好不求能被看見，做不好留下壞印象問題就大了。
2.先做小長官的事
→小長官會交代的事務，通常比較瑣碎、雜務雜務，也是與其他同事更緊密相扣的事務，不先做完的話，會影響他人的作業流程，因此可以的話記得先做。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 1:46 AM
而就我個人的感想......
大長官交代事項確實是第一優先
，既然大長官會對基層提出這個要求，代表這是他重視的要素，甚或是這件事情已經很急迫了，他需要有人立刻去辦。
但判斷孰先孰後的前提還是：
理解交辦事項的邏輯
。
不是長官交代的事情，就傻傻的盲做，而是要迅速在腦子裡過水，理解『他到底希望我們做什麼』，適時提出問題，讓長官知道我們兩方的理解是否一致。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 1:51 AM
Sat, Aug 17, 2019 1:52 AM
✉ 打個比方：長官希望把官網的banner撤下來。
這時候問題就是：
為什麼要撤？
(1)如果長官是說：因為這個banner宣傳的時效性過期了。
那我們得同時詢問是否要撤掉其他網頁類似性質的slogan或banner？甚至是否要在粉絲團裡發文說活動結束了。
(2)如果長官是說：沒有，就只是看膩了，想換個新的。
那就得詢問長官想替換什麼上去，是想放既有的宣傳品，還是我們要製作新的，若要製作新的，那我們今年的預算夠不夠，這些要立時與長官反饋。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 1:55 AM
假設長官回應的是(2)，且表示放既有的宣傳品就好了。
那麼這個交辦事項就會被列入：
盡快進行但不重要的事務
。
若手頭上有時限更緊急的事項，我會判斷上述事情是否要跟其他單位合作？若需要，就先打個電話、LINE留言給他單位知悉，同時也給他們夠多的時間作業。
若可單獨作業，那我會先放著，等最緊急的事情做完後再說，可是要小心
絕對不能忘記
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 1:59 AM
Sat, Aug 17, 2019 1:59 AM
濃縮起來，就是
理解交辦事項的邏輯後──
判斷輕重緩急
。
所以，我猜重點並不在這件事情是哪個長官交辦的，而是判斷輕重，
如何在有限時間內把它做完不讓長官等
。
而判斷輕重緩急長時間思考不難，難就難在，有時候自己會像八爪章魚一樣，上一秒主管交辦A，手頭上有案子BCD，每日例行雜務E，隨時又得接電話跑出FGH......
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:02 AM
於是這就到了第二個問題。
✎
現在打電話的時機點是對的嗎？
剛上班時，不太懂公司的運作，所以有時候還會考量這個時間打電話會不會太早太晚，或是碰到對方不在位置上時，要多久以後再打過去。
後來發現......
該打的電話就趕快打，不用顧慮別人
。
反觀自己，一天接的電話少說至少10通以上，大部分都是各單位間的聯繫，少部分是找主管的轉接過去。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:06 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:06 AM
✉若是這通電話不急，要找的同事不在位置上，或是開會，那就可以等一、兩個小時後再打。
✉若是這通電話稍急，或是不用非要單一同事回答不可，而可由其他人代為回應或轉達，那就可以先問問看代接的同事。
✉若是這通電話很急，也非要對方回應不可，判斷是否可以打斷會議，那就請代接的同事轉達：
急，某長官找，就算是開會也請他盡快回電
。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:08 AM
也因為每天接的電話太多了，桌上必備的幾項東西是：
(1)便條紙：留言給其他人使用
(2)白紙：給自己立刻記筆記使用
(3)筆
(4)
一定要問對方哪裡找+分機號碼（聯絡方式）
最怕都是掛掉電話後才想到
他是誰我沒有留他的電話!?
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:14 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:15 AM
✎
有問不完的問題怎麼辦？
這個問題連接到上面第一個問題：
是否理解交辦事項的邏輯
。
@whiteness - 聊聊『講電話很可怕』和『公主病』 覺得自己需要高級業務能力
和之前聊講電話的事情有點像，有時候，透過我們
理解──問問題
的過程中，對方才會發現"啊對喔我忘了講這件"，或是"不對我要你做的不是這個"。
最怕雞同鴨講，兩個人理解的方向南轅北轍，我們這邊一直問，對方也疑惑為什麼要一直問，才發現原來是兩門子事。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:18 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:20 AM
而我自己是個臉皮稍薄的人，不好意思在同事忙的時候一直麻煩對方。
於是我都會先問問看這件事情的『性質』，有沒有可以參考的『前案』。
"那我先閱讀一下，我有看不懂的再問你好不好？"
然後再把我看不懂的地方一一列下來，再一口氣去問同事，並同時
敘述一次我所理解的流程
是否正確。
同事也比較省時省力，能理解我是哪裡不會，我們自己也比較有時間找到自己不會的點，不至於左支右絀，避免我們想到什麼問什麼的窘境。
欲辯已忘言
@lovelydelta
說
Sat, Aug 17, 2019 2:22 AM
這噗真的抓到行政的醍醐味了~~
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:26 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:26 AM
欲辯已忘言
: 沒有啦，我以前是做外勤的，目前也只是行政初學者，只能像這樣，自己邊想邊做筆記
現在多聽多看多學向大家致敬
阿╰( ◜❤◝ )╯調
@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:30 AM
最後是一個偏心理調適的問題。
✎
為什麼感覺大家脾氣都這麼好？
這個倒不是我自己提的問題，而是跟朋友聊天時，聽她講述她的工作環境，感覺大夥兒脾氣容易外露，自己也會被影響，一點就炸（煩躁）。
很幸運的是，過去到現在，可能是我待的工作性質都偏向服務顧客或小孩子，工作夥伴都很和氣，也很少私下抱怨之類的。
即使主管生氣了，也會針對事情的重點提點錯在哪裡，而不是一個勁的情緒發洩。
😷自動負面導航不智慧答錄bot
@SusantMa
Sat, Aug 17, 2019 2:30 AM
當小總機常常忘記問哪裡找的人+1
有時候對方打過來一副“你應該要知道我是誰”的態度，就會讓我遲疑一瞬，而這一瞬過去就沒有留下對方分機和名字（名字還要記得問寫法，總不能讓長官從拼音猜對方是誰），會造成後續很大的困擾。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:33 AM
至於我們自己，碰到客戶或同事語氣沒有這麼好的時候，要怎麼處理自己的『不爽』......
我猜想，一是電話真的太多了，根本沒心力去不開心；
二是，搞不好是自己毛太多，誤會別人怎麼辦
所以，雖然脾氣已經被磨到幾乎沒什麼大起大落，碰到有一點點不開心的事情，還是會習慣
不爽之前先停頓10秒鐘
。
阿╰( ◜❤◝ )╯調
@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:35 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:36 AM
可以深呼吸，或是閃個神，或是
留意一下我後桌是不是又往手上抹東西了
回過神來，就奇蹟似的發現自己已經忘記剛才在不爽什麼了哈哈哈哈
有時候回過頭想，也都不是什麼大不了的事情，對於別人來說，或許也是一說即忘，自己這麼糾結真是吃大虧了。
反而因為不開心、情緒外露，再向外影響到無辜的同事或客戶，衍生出的問題才是得不償失。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:42 AM
還有一個我覺得挺有意思的問題是：
是否適合罵髒話
？
由於我們家是對髒話極度敏感的教育，所以從小被禁止罵髒話，連"幹麼"或是"屁咧"這種也是不行的。
但實際上，平時和朋友在一塊時，我會將特定髒話當調笑的語助詞，當作加重語氣放在前綴
也搜尋到以前針對髒話想到的笑話：
@whiteness - 當公車司機邊逼車邊小按喇叭但前頭那台NISSAN還是要走不走時，我聽到一聲『雞...
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:47 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:47 AM
但母親解釋為什麼不能罵髒話，有幾點說服我了。
(1)髒話的內涵通常是貶義字詞，我們不能保證所有人聽了會不舒服，所以盡量不要罵，而且能表達情緒的字詞，也不是非要用髒話不可。
(2)一旦你平時習慣罵髒話，就很有可能會在正式場合的緊急時刻脫口而出。
接著，
就完蛋了
尤其是第(2)點，在上班後有深切的體悟。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:52 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:52 AM
在一個這麼正經、和樂，偶爾大長官還會來串串門子的工作環境，因為電腦系統當了，或是腳踢到椅子，不小心罵了一聲"X"，可想而知該多尷尬啊
實際上我們主管偶爾也會罵一點沒那麼難聽的髒話，但聽得出來他是自言自語的抱怨，並不是針對單一個人。
面對特定他人，罵出髒話是一種相當重的語氣，我想連我自己碰到應該也會愣住。
所以，就我個人傾向而言，將心比心，應該還是會盡量避免在工作場合說粗口，怕別人誤會。
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 2:55 AM
Sat, Aug 17, 2019 2:57 AM
最後，也簡單整理一下我學到很妙的✎
工作小習慣
✉文件一更新就要寫日期
✉有時間的話，學完一項事務就寫一份屬於自己的SOP，助於自己理解流程
✉文件夾標號助於自動排列
✉重要文件最前端可加@，會排在最前面
✉outlook的電子郵件檔
可以直接複製當檔案備份
（amazing！）
✉掃描時，除了記得按『書本雙面』掃描外，還可以『省略空白頁』
✉Alt+Tab可以迅速切換視窗，有助於文件、圖像謄寫
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@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 3:00 AM
Sat, Aug 17, 2019 3:01 AM
然後，是一些我自己的筆記：
1.豎起耳朵，觀察別人電話怎麼回應，碰到什麼問題會怎麼解決，因為
下次這個問題可能由我來接手
。
2.請把長官的分機背起來，電話響的時候，習慣
先看號碼
，再接。
3.針對案子提出任何通篇問題，一定要簡述問題動機──問題產生的原因──和其他單位的比較──試想的解決方式。
若只是碰到問題就問，只會
淪為無意義的抱怨
，別人也不會重視你的問題。
4.善用新人的優勢，很蠢的問題也可以問，但
絕對不能說"我是新人耶"
就推諉責任，而是盡量幫忙轉接，並表示趁機把這個事項學起來。
阿╰( ◜❤◝ )╯調
@whiteness
Sat, Aug 17, 2019 3:05 AM
Sat, Aug 17, 2019 3:06 AM
😷自動負面導航不智慧答錄bot
: 哈哈哈有！但我碰到的情況是，長官都以為我是之前輪調的那位同事，就覺得我們應該很熟
這時候我就只能賣乖說："我是OO單位的阿調，請問您哪裡找，我留個聯絡方式請XX回電唷。"
然後讚嘆一下我們單位的線上通訊錄，上面有各單位同事的姓名、職稱、照片，每次我接完電話就會依對方的單位跟姓氏去看通訊錄，再把全名寫下來
😷自動負面導航不智慧答錄bot
@SusantMa
Sun, Aug 18, 2019 3:09 AM
阿╰( ◜❤◝ )╯調
: 謝謝阿調分享這些行政小撇步，很實用！
阿╰( ◜❤◝ )╯調
@whiteness
Mon, Aug 19, 2019 6:19 AM
把今天新上的『電話禮儀』課程的簡單筆記放在這裡：
@whiteness - #Monday_energetic 我今天，哼哈，比後桌早進辦公室 先來午睡，...
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✎兩個長官同時交代事務，要先做哪一個？
✎現在打電話的時機點是對的嗎？
✎有問不完的問題怎麼辦？
✎為什麼感覺大家脾氣都這麼好？
關鍵字：輕重緩急、好習慣、情緒控管、問題邏輯
✎兩個長官同時交代事務，要先做哪一個？
針對這個問題，正反兩面的意見我都有聽過。
1.先做大長官的事
→因為大長官取決我們基層生死，做得好不求能被看見，做不好留下壞印象問題就大了。
2.先做小長官的事
→小長官會交代的事務，通常比較瑣碎、雜務雜務，也是與其他同事更緊密相扣的事務，不先做完的話，會影響他人的作業流程，因此可以的話記得先做。
大長官交代事項確實是第一優先，既然大長官會對基層提出這個要求，代表這是他重視的要素，甚或是這件事情已經很急迫了，他需要有人立刻去辦。
但判斷孰先孰後的前提還是：理解交辦事項的邏輯。
不是長官交代的事情，就傻傻的盲做，而是要迅速在腦子裡過水，理解『他到底希望我們做什麼』，適時提出問題，讓長官知道我們兩方的理解是否一致。
這時候問題就是：為什麼要撤？
(1)如果長官是說：因為這個banner宣傳的時效性過期了。
那我們得同時詢問是否要撤掉其他網頁類似性質的slogan或banner？甚至是否要在粉絲團裡發文說活動結束了。
(2)如果長官是說：沒有，就只是看膩了，想換個新的。
那就得詢問長官想替換什麼上去，是想放既有的宣傳品，還是我們要製作新的，若要製作新的，那我們今年的預算夠不夠，這些要立時與長官反饋。
那麼這個交辦事項就會被列入：盡快進行但不重要的事務。
若手頭上有時限更緊急的事項，我會判斷上述事情是否要跟其他單位合作？若需要，就先打個電話、LINE留言給他單位知悉，同時也給他們夠多的時間作業。
若可單獨作業，那我會先放著，等最緊急的事情做完後再說，可是要小心絕對不能忘記
所以，我猜重點並不在這件事情是哪個長官交辦的，而是判斷輕重，如何在有限時間內把它做完不讓長官等。
而判斷輕重緩急長時間思考不難，難就難在，有時候自己會像八爪章魚一樣，上一秒主管交辦A，手頭上有案子BCD，每日例行雜務E，隨時又得接電話跑出FGH......
✎現在打電話的時機點是對的嗎？
剛上班時，不太懂公司的運作，所以有時候還會考量這個時間打電話會不會太早太晚，或是碰到對方不在位置上時，要多久以後再打過去。
後來發現......該打的電話就趕快打，不用顧慮別人。
反觀自己，一天接的電話少說至少10通以上，大部分都是各單位間的聯繫，少部分是找主管的轉接過去。
✉若是這通電話稍急，或是不用非要單一同事回答不可，而可由其他人代為回應或轉達，那就可以先問問看代接的同事。
✉若是這通電話很急，也非要對方回應不可，判斷是否可以打斷會議，那就請代接的同事轉達：急，某長官找，就算是開會也請他盡快回電。
(1)便條紙：留言給其他人使用
(2)白紙：給自己立刻記筆記使用
(3)筆
(4)一定要問對方哪裡找+分機號碼（聯絡方式）
最怕都是掛掉電話後才想到
這個問題連接到上面第一個問題：是否理解交辦事項的邏輯。
最怕雞同鴨講，兩個人理解的方向南轅北轍，我們這邊一直問，對方也疑惑為什麼要一直問，才發現原來是兩門子事。
於是我都會先問問看這件事情的『性質』，有沒有可以參考的『前案』。
"那我先閱讀一下，我有看不懂的再問你好不好？"
然後再把我看不懂的地方一一列下來，再一口氣去問同事，並同時敘述一次我所理解的流程是否正確。
同事也比較省時省力，能理解我是哪裡不會，我們自己也比較有時間找到自己不會的點，不至於左支右絀，避免我們想到什麼問什麼的窘境。
現在多聽多看多學向大家致敬
✎為什麼感覺大家脾氣都這麼好？
這個倒不是我自己提的問題，而是跟朋友聊天時，聽她講述她的工作環境，感覺大夥兒脾氣容易外露，自己也會被影響，一點就炸（煩躁）。
很幸運的是，過去到現在，可能是我待的工作性質都偏向服務顧客或小孩子，工作夥伴都很和氣，也很少私下抱怨之類的。
即使主管生氣了，也會針對事情的重點提點錯在哪裡，而不是一個勁的情緒發洩。
有時候對方打過來一副“你應該要知道我是誰”的態度，就會讓我遲疑一瞬，而這一瞬過去就沒有留下對方分機和名字（名字還要記得問寫法，總不能讓長官從拼音猜對方是誰），會造成後續很大的困擾。
我猜想，一是電話真的太多了，根本沒心力去不開心；
二是，搞不好是自己毛太多，誤會別人怎麼辦
所以，雖然脾氣已經被磨到幾乎沒什麼大起大落，碰到有一點點不開心的事情，還是會習慣不爽之前先停頓10秒鐘。
留意一下我後桌是不是又往手上抹東西了回過神來，就奇蹟似的發現自己已經忘記剛才在不爽什麼了哈哈哈哈
有時候回過頭想，也都不是什麼大不了的事情，對於別人來說，或許也是一說即忘，自己這麼糾結真是吃大虧了。
反而因為不開心、情緒外露，再向外影響到無辜的同事或客戶，衍生出的問題才是得不償失。
由於我們家是對髒話極度敏感的教育，所以從小被禁止罵髒話，連"幹麼"或是"屁咧"這種也是不行的。
但實際上，平時和朋友在一塊時，我會將特定髒話當調笑的語助詞，當作加重語氣放在前綴
也搜尋到以前針對髒話想到的笑話：
(1)髒話的內涵通常是貶義字詞，我們不能保證所有人聽了會不舒服，所以盡量不要罵，而且能表達情緒的字詞，也不是非要用髒話不可。
(2)一旦你平時習慣罵髒話，就很有可能會在正式場合的緊急時刻脫口而出。
接著，就完蛋了
尤其是第(2)點，在上班後有深切的體悟。
實際上我們主管偶爾也會罵一點沒那麼難聽的髒話，但聽得出來他是自言自語的抱怨，並不是針對單一個人。
面對特定他人，罵出髒話是一種相當重的語氣，我想連我自己碰到應該也會愣住。
所以，就我個人傾向而言，將心比心，應該還是會盡量避免在工作場合說粗口，怕別人誤會。
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✉有時間的話，學完一項事務就寫一份屬於自己的SOP，助於自己理解流程
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1.豎起耳朵，觀察別人電話怎麼回應，碰到什麼問題會怎麼解決，因為下次這個問題可能由我來接手。
2.請把長官的分機背起來，電話響的時候，習慣先看號碼，再接。
3.針對案子提出任何通篇問題，一定要簡述問題動機──問題產生的原因──和其他單位的比較──試想的解決方式。
若只是碰到問題就問，只會淪為無意義的抱怨，別人也不會重視你的問題。
4.善用新人的優勢，很蠢的問題也可以問，但絕對不能說"我是新人耶"就推諉責任，而是盡量幫忙轉接，並表示趁機把這個事項學起來。
這時候我就只能賣乖說："我是OO單位的阿調，請問您哪裡找，我留個聯絡方式請XX回電唷。"
然後讚嘆一下我們單位的線上通訊錄，上面有各單位同事的姓名、職稱、照片，每次我接完電話就會依對方的單位跟姓氏去看通訊錄，再把全名寫下來