企画Tシャツの代行を行う場合について、

海外からお金を送ってもらう場合、送金側と受け取り側の双方で手数料が発生するみたい。(銀行にもよる)発送手配なんかをしてたとしても、料金を円建てで送ってもらえば、日本側の計算はピッタリ合うはず。

あとは、関税がかかるみたい。元払いにしとかないと、受け取りの際に税関に行く必要がある？

従って、
①企画グッズの代金
②輸送費
③関税
④双方の入出金に関わる手数料

を請求するのが無難かと思う。