中華電信以前發生過一件慘劇，有一天他們要調閱一個陳舊的電子檔案，卻突然驚覺再也沒有辦法打開它了。這件事影響了政府機關對於文件保存的態度；儘管多年來政府機關大力推行公文電子化，卻從未放棄紙本文件。這不是因為政府的守舊與怠惰，而是在某些方面紙本文書確實擁有難以取代的好處，例如檔案保存。

李組長眉頭一皺，發覺案情並不單純

我查了一下，發現這的確是圖書管理、資訊管理以及政府行政等領域正在面對的問題。​
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從結論上來講，紙本文書的保存成本遠比電子檔案來得低。只要去過較具規模的圖書館，基本上就能窺見紙本保存所需要的約略條件；硬體方面主要是溫溼度控制以及密封櫥櫃，加上妥善規劃的取閱流程和保養制度，這些大概就是保存紙本檔案所要投入的資源。相較之下，電子檔案的存取問題就複雜很多。​

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保存電子文件需要顧及的層面一般有五點，第一是真實性，意指日後讀取電子檔案時能否再現當初文件存檔時候的狀態。如果原始檔案是電子檔，存檔不需要資料轉換，基本上就不需要考慮這個問題；但如果是紙本或者其他媒體轉存電子檔，就要考慮檔案再現的能力。​
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第二是完整性。保存電子檔案要確使文件不會被竄改與增刪；這部分除了要設立傳統的檔案管理與人員管理制度，還需要加入資安防護技術。​
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第三是可讀性。至少從目前的架構來看，存取電子檔案會涉及到檔案格式、儲存媒介、存取裝置等等；只有在這些因素都能配合的情況下，一個電子檔案才能正常順利的存取。然而這些因素會隨著科技發展而變動，為了保有檔案的可讀性，我們必須不斷更新檔案的格式以及儲存媒介，並且同時顧及檔案的完整性。​
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另外，檔案更新和轉換的過程中難免會失真或毀損，這時需要投入相當的資源進行檢查和修復。這種檔案維護工作是長期而且持續的；顯然，光是要維持檔案的可讀性就要不少的花費。​
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第四是可改性，這比檔案的可讀性還要更進一步。除了存取，我們常常希望檔案是可以編輯修改的，因此單純的儲存影像資料無法滿足這個需求。一般來說至少要連同編輯軟體一併保存，甚至連同整個電腦系統都保存，以免舊的編輯軟體無法在新的電腦系統上運作。​
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這種檔案保存方式稱為系統保存，system preservation；與前述僅僅是更新檔案格式與儲存媒介的方式不同，比較麻煩，在實用價值的考量下還是利用更新的方式更有效率。而且只要檔案格式持續更新、能夠搭配當代的編輯軟體，修改就很容易。​
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最後是延續性，就是在不更新檔案的狀態下直接以新軟體、新系統使用舊檔案的可能性。​
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除了上面提到的方法，還有其他比較特別保存方式，例如模擬器、標準化、備份、傳統媒介等等。​
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模擬器指的是在新電腦系統上模擬舊電腦系統，以此存取舊時代的檔案。​
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標準化就是統一文件格式，減少跨機種、跨時代的存取障礙。如同任何標準化的工作，文件標準化的難度規模不亞於檔案更新；舉凡資料庫、編碼方式、存檔格式、檢索方式等等，都要制定對應的標準並且推行到各個電腦系統。當然標準也會與時俱進，所以這也是一個持續維護而非一勞永逸的方法。​
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備份就是複製一份檔案存在異地，通常是平行運作；主要是為了避免檔案毀損，而不是長久保存的考量。​
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最後是利用傳統媒體來儲存，例如紙本或者微縮膠卷。當然這可以避免電子檔案的麻煩，但卻要面對傳統檔案保存的問題。​

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從檔案保存的例子可以看出，科技進步雖然帶來了許多便利與可能，但也帶來了更大的挑戰與困難。其實我一直有種感覺，隨著科技演進，每一個世代的人們必須面對的困難不僅新穎、而且難度越來越高。​
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就是說，人類或許利用科技解決了某些問題、帶來了某些便利，但也因此製造了新的問題，越是先進的技術導出的情況越複雜。例如我們這個時代面對的塑膠垃圾、全球暖化、極端氣候、核子武器等等。​
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這些問題都是過去時代沒有的，也無法期待使用大自然的原始力量去解決它。即便我們現在停止製造塑膠垃圾、停止使用石化能源、停止製造核武，既成的問題依然存在，在可預見的未來也不會消失。​

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科技製造出來的問題，終究只能仰賴科技去解決。人們對科技的依賴如此深化，難以脫離電腦和網路，因此像電子檔案保存這樣的問題就成了不得不克服的障礙。我不曉得這樣的生活變遷是否值得，個人的能力已經很難去衡量；對大多數人來說，所謂更好的生活，其實只是一個被進步的過程。

幾十年前就推出SGML，幾經演進看來問題還是沒解決

覺得還是紙本穩定，不然用為雕刻在玻璃上

覺得電子格式的逆向工程/考古還是遠比紙本/膠捲要來得容易得多

紙本保存的問題在空間，另外也不可能全數保存，但哪些是屬於應該長期保存也是個問題

其實廢話就是把技術搞好，至於要怎麼搞......(ry

我也一直有同樣的顧慮，所以重要的紙本都不敢丟

電子公文改版讓我舊的文本全都QQ

讓我想起刻錄光碟，然後光碟片溶解、
轉存USB，然後USB閱讀不能、
改存雲端……屁啦，最好重要文件可以大刺刺的丟雲端了啊！

Alex Xu : 當初雲端剛出來的時候我遇過雲飄走的問題(雖然不是公務文件)

奪天書的情節啊

紙本檔案最大問題在空間吧，考量到永久保存的話他的成本可能不是最低的

紙本空間也有保存地方遇到災害受損，一次全滅的問題，火災，水災各種天災都有可能，因為沒有完美的保存法，最好的方式是紙本，電子雲端同時都有，跟貨幣，電子支付一樣，且房價貴的當今，保存空間很貴（比起一顆硬碟），像漫畫買超過幾千本的我，因為透天家還能特別蓋了倉庫間放，但現在也放滿爆炸了，只好捐一堆給圖書館，且保存也怕受潮書蟲啃食的問題，所有現在只想有電子書我就買電子書版了

京阿尼就是一例啊，紙本燒光、硬碟沒有做異地備份也差點完蛋